公文处理暂行规定

2013-12-25

为确保北京成龙慈善基金会(以下简称:基金会)秘书处公文处理的质量,使公文处理规范化和制度化,现根据领导的要求,结合秘书处的实际情况,特制订本规定。
一、公文处理的原则
    1、基金会秘书处公文是指在日常行政和各项工作事务中形成的具体有法定效力和规范格式的文书,是传达领导工作部署和要求,发布规章制度、请示、报告工作情况和答复问题,开展对外联系和工作商洽等方面的主要工具和手段。
2、秘书处指定行政部为秘书处公文处理的协调部门,统一负责指导秘书处各部门的公文处理,并承担公文的日常管理工作。
3、公文处理工作具有高度的严肃性、严谨性和时效性,必须严格执行上级有关规定,做到及时、准确。各部门形成的文件及所有公文要认真负责,确保公文质量;严格保密规定,确保公文安全。
二、常用公文的种类
根据秘书处目前的工作实际和行文情况、常用公文大体可分为以下种类:
    1、决定。是用于对主要事项或重大活动做出安排、部署及任命和聘用干部的一种公文。决定一般包括处置性 决定、公布性决定、部署性决定等。
    2、决议。是用于对相关重要事项经过会议讨论通过、付诸表决后形成的一种公文。决议一般包括上报性决议、下传性决议、公布性决议等。 
    3、通知。是用于批示、指示下级机关或部门办理、执行工作事项、发布规定或转发上级机关、部门及不相隶属机关公文的一种文体。通知一般包括一般性通知、指示性通知、紧急通知等。
    4、通报。是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况的一种下行文。通报一般包括情况通报、表彰通报、处理通报等。
    5、报告。是用于向上级机关、领导汇报工作、反映情况,答复上级机关或领导询问的一种上行文。报告一般包括工作报告、情况报告、建议报告、答复报告等。
    6、请示。是用于下级机关向上级机关或领导请求指示、批准的上行文。请示一般包括批准性请示、解答性请示、批转性请示和询问、答复性请示等。
    7、批复。是用于上级答复下级或各部门请示事项的指导性文件。批复必须以下级机关的请示或报告为存在的条件,请示是上行文,批复是下行文。没有请示也就无所谓有批复。
    8、函。是用于向有关部门、同级机构或与不相隶属的单位、个人之间商洽工作、请求批准、询问和答复问题等。函是一种规定性平行公文信件,但具有公文的法定效用。函一般包括商洽公务函、询问与答复函、请求批准函、邀请函等。
    9、会议纪要。是用于记载各种重要会议和外事活动情况的公文。会议纪要一般包括办公会议纪要、专题会议纪要和工作会议纪要等。
    10、工作简报。又可称情况简报、工作动态等。是用于反映本单位、本部门在不阶段、不同时期内各方面工作进度情况和存在的主要问题,以达到相互交流、启发的通报作用。工作简报实际上是一种小型的内部刊物或信息通报,也是内部常用的一种文件。
    三.现行文号的划分
    根据基金会、秘书处目前的工作行文的实际需要,现暂行设立以下几种文号:
1、龙基文字。用于对重要事项、重大活动,以基金会名义所制发的重要文件。
2、龙基人字。用于对基金会、秘书处的人事任免、干部聘用所制发的文件。
3、龙基函字。用于对与本会不相隶属关系的单位、个人之间商洽工作,询问、答复问题和请求批准所制发的文件。属于重要事项发函,由行政部统一编制文号;属于一般性事项,可用普通发函的形式,无须编制文号,只由行政部登记留存备案。
4.龙基秘字。用于以秘书处名义向上级机关、同级机构和不相隶属关系的单位、个人发出的公文及对秘书处内部所制发的文件。
以上须编制文号的公文,在正式印发前,必须由行政部进行发文登记,统一编制文号。随着工作的发展进程,今后将根据实际需要可再行增设文号种类。
    四.公文的基本格式
    公文一般由发文机关、秘密等级、密级程度、发文字号、签收发人、标题、主送机关、正文、附件、落款、发文时间、印章、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
1、发送机关应使用全称或规范化简称。
    2、涉及秘密的公文应标明密级、保密期限和份数序号。
    3、紧急公文应根据程度分别标明“特急”、“急件”。、
    4、发文号包括部门代字、年份、序号。
    5、上级公文应在首页注明签发人姓名。
    6、公文标题应准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类,一般应标明发送机关;除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
    7、公文如有附件,应注明附件顺序和名称。
    8、公文除会议纪要、工作简报外,应加盖印章。
9、抄送机关指除主送机关外需要了解公文内容的其他机关,应使用全称或规范化简称。
    10、成文日期以领导签发的日期为准。
    五.公文行文的规则
    1、凡属于用基金会或秘书处名义印发的各类文件,必须按照本会管理规定,经领导签发批准,由行政部统一进行发文登记并编制文号后,方可正式印发。
   2、属于部门职权范围内的事务,原则是由部门自行发文,但必须报主管领导知晓。
   3、部门之间如对有关问题未经协商一致而擅自行文,秘书处将予以纠正和撤消。
    4、“请示”应一文一事,一般只写一个主送机关,若需要报送其他机关,应用抄送形式发文,但不得抄送下级机关。
    5、“报告”不得带有请求事项,对提出的意见和建议仅供上级机关参考,不经上级或领导同意采纳,不得擅自执行和实施。

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